Internes Kontrollsystem (IKS) – Stabilität und Qualität im Fokus
Ihre Sicherheit als strategischer Erfolgsfaktor
Ein Internes Kontrollsystem (IKS) ist innerhalb einer Organisation das zentrale Werkzeug zur Fehlervermeidung, Qualitätssicherung und Compliance. Es konzentriert sich primär auf gegenwärtige und vergangene Prozesse: Durch systematische Kontrollen und definierte Rollen werden Risiken frühzeitig erkannt und minimiert, bevor sie zu größeren Problemen führen können.
Was ein IKS ausmacht
Ein professionelles IKS setzt auf erprobte Kontrollmodelle wie COSO oder COBIT und dient als Führungsinstrument mit folgenden Zielen:
- Einhaltung von RichtlinienMit effektiven Kontrollen werden Unternehmensvorgaben und gesetzliche Regelungen konsequent umgesetzt.
- Schutz des UnternehmensKlare Prozesse und IT-Systeme reduzieren die Gefahr von Schäden, indem Fehler- und Betrugsrisiken frühzeitig erkannt werden.
Basisanforderungen an ein IKS
- Transparenz: Ermöglichen eines Soll-/Ist-Vergleichs, der auch externen Stakeholdern Einblick in die Prozessqualität bietet.
- Trennung von Funktionen: Kritische Abläufe (z. B. im Einkaufsprozess) werden auf mehrere Verantwortliche verteilt, um Manipulationen oder Missbrauch zu verhindern.
- Vier-Augen-Prinzip: Wichtige Vorgänge werden stets kontrolliert, um Fehler aufzudecken und die Verlässlichkeit von Informationen zu steigern.
- Need-to-know-Prinzip: Mitarbeitende erhalten nur die Zugriffsrechte und Informationen, die sie wirklich benötigen – ein wichtiger Faktor für Datensicherheit und Compliance.
IKS und Risikomanagement – Gemeinsamkeiten und Unterschiede
Während das IKS sich vor allem auf die Gegenwart und Vergangenheit konzentriert, ist das Risikomanagement stärker zukunftsorientiert. Hier liegt der Schwerpunkt auf dem:
- Identifizieren
- Vermeiden
- Reduzieren
- Akzeptierenvon Risiken.
Beide Systeme verfolgen jedoch ähnliche Ziele:
- Einhaltung von Regeln
- Minimierung von Gefahren
- Zuverlässige betriebliche Informationen
- Schutz des Unternehmensvermögens
Die Verbindung von IKS und GRC-Systemen (Governance, Risk & Compliance) bietet große Synergieeffekte und hilft, Redundanzen abzubauen.
IKS in einem gemeinsamen Managementsystem: Vorteile mit QSEC
Eine integrierte Softwarelösung wie QSEC vereint IKS, ISMS und GRC in einem einzigen Managementsystem und unterstützt so optimal alle, die in IT-Sicherheit, Datenschutz oder Risikomanagement Verantwortung tragen. Die zentralen Vorteile sind:
- Zentrale und einheitliche DatenhaltungVermeidung doppelter Datenerfassung und damit ein klarer Überblick über alle relevanten Informationen.
- Multinormen-ComplianceEin System für unterschiedliche Standards (z. B. ISO 27001, DSGVO), sodass Audit-Anforderungen effizient erfüllt werden.
- Automatisierte ProzesseDurch vordefinierte Workflows werden Kontrollen und Freigaben beschleunigt, was Zeit und Ressourcen spart.
- Integration relevanter GeschäftsprozesseVom Einkaufsprozess bis zur IT-Sicherheit: Alle wesentlichen Abläufe lassen sich nahtlos in QSEC abbilden.
- Übersichtliche, transparente BerichteValidierte Daten liefern dem Management eine verlässliche Entscheidungsgrundlage zum Risiko- und Sicherheitsstatus.
- Rollenbasierte RechteverwaltungDank klarer Rollen (z. B. Prozessverantwortliche, Koordinatoren, Controlling) wird das Vier-Augen- und Need-to-know-Prinzip konsequent umgesetzt.
KPI-basierte Risikomethodik in QSEC
QSEC unterstützt Sie zudem mit aussagekräftigen Kennzahlen (KPIs), die Ihre Risikobewertung und -steuerung präzise untermauern:
- Risikotragfähigkeit
- Formelbeispiel: (Eigenkapital, Liquide Mittel, Risikodeckungsbeitrag) / Gesamtrisikowert
- Leitfragen:
- Sind die Risiken gegenüber den verfügbaren Mitteln angemessen?
- Können die Risiken vom Unternehmen getragen werden?
- Welche Handlungsempfehlungen lassen sich ableiten (z. B. Deinvestition in risikoreiche Geschäftsfelder)?
- Budgetplanung
- Formelbeispiel: Verfügbares Risikobudget / Gesamtrisikowert
- Ziel: Prüfung, ob das geplante Risikobudget mögliche Schäden abdecken kann.
- Geplanter operativer Umsatz
- Formelbeispiel: Geplanter Umsatz – Gesamtrisikowert
- Fragestellung: Ist der erwartete Umsatz im Verhältnis zu den dahinterstehenden Risiken angemessen?
Mit diesen KPIs erhalten Sie fundierte Entscheidungsgrundlagen, um Ihre Risikostrategie zielgerichtet anzupassen und das finanzielle Gleichgewicht Ihres Unternehmens zu sichern.
Das sagen unsere Kunden
Wir sind mit der Leistungsfähigkeit von QSEC zusammenfassend betrachtet sehr zufrieden und werden die Software zukünftig weiter ausprägen und intensiv nutzen. Der Hersteller der Software, Nexis GRC, ist dabei für uns ein verlässlicher Partner, der uns mit jahrzehntelanger Erfahrung aus der Umsetzung weltweiter GRC und ISMS-Projekte stets bestmöglich unterstützt.
Am Ende überzeugte QSEC in der Kosten-Nutzen-Analyse sowie im Punkto Scalability als Single-Source-Tool. QSEC unterstützt bei der Verbreitung eines einheitlichen Prozessverständnisses. Das System fungiert als zentrale Plattform, in welcher alle Geschäftsprozesse erfasst sind.
Mit Nexis GRC haben wir einen Partner gewonnen, der unsere „Sprache“ spricht und offen auf unsere Anforderungen und Ideen reagiert. Die Partnerschaft mit Nexis GRC hat mich durch die gesamte Laufzeit der Zusammenarbeit überzeugt.
Die Auditierung unserer Infrastruktur wurde mit der Unterstützung von QSEC wesentlich einfacher und effizienter. Aufgrund der positiven Bewertung der Auditoren in Bezug auf die Leistungsfähigkeit des Systems werden wir QSEC in weiteren Schritten entsprechend unserer Anfordernisse ausbauen.
Die in QSEC im Standard bereits integrierten Methoden und Prozesse haben uns wesentlich beim professionellen Aufbau und Betrieb unseres Informationssicherheitsmanagementsystems unterstützt. Die Reifegradbetrachtung und -entwicklung ermöglichen es unser Techem-ISMS mit QSEC ressourcensparend kontinuierlich zu betreiben, zu monitoren und weiterzuentwickeln.
Ihr Nutzen: Mehr Sicherheit, weniger Aufwand
Ausgewählte Erfolgsgeschichten
DSW21 über die erfolgreiche Einführung eines Information Security Management Systems (ISMS) mit QSEC
Cancom über die weltweite Einführung eines Information Security Management Systems (ISMS) gemäß ISO/IEC 27001 mit QSEC
Techem über die Herausforderungen und Erfahrungen im Informationssicherheits-und Risikomanagement mit QSEC
Harzklinikum Dorothea Christiane Erxleben über das softwaregestützte Sicherheitsmanagement nach B3S Gesundheit, ISO 27001 und DSGVO mit QSEC
HanseMerkur über den Aufbau eines ganzheitlichen Managementsystems unter Berücksichtigung der versicherungsrechtlichen Aspekte nach VAIT
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Finden Sie heraus, welche Schritte für ein erfolgreiches Informationssicherheits-Managementsystem entscheidend sind.
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