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Dokumentenmanagement (DMS)

Ihre Sicherheit als strategischer Erfolgsfaktor

Ein professionelles Dokumentenmanagement (DMS) ist das Fundament jedes Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS). Besonders bei einer Zertifizierung nach ISO 27001 ist eine strukturierte Verwaltung, Versionierung und Archivierung aller relevanten Dokumente unverzichtbar. Erfahren Sie, warum ein DMS wesentlich ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie mit unserer Unterstützung den entscheidenden Schritt zu einer optimalen Dokumentenverwaltung gehen können.

Was ist Dokumentenmanagement (DMS) und warum ist es so wichtig?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) steuert den gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der Erstellung über die Verteilung bis zur revisionssicheren Archivierung. Es verwaltet nicht nur klassische Papierdokumente, sondern auch Textdateien, Tabellenkalkulationen, Audio- und Videodateien sowie PDF-Dokumente. In einem ISMS ist die Dokumentenkontrolle besonders wichtig, um Compliance-Anforderungen der ISO 27001 und des Datenschutzes (z. B. DSGVO) zu erfüllen.

Wichtige Aspekte eines erfolgreichen DMS

  1. Strukturierte Ablage: Alle Dokumente sind zentral gespeichert und für berechtigte Personen ortsunabhängig zugänglich.
  2. Klare Verantwortlichkeiten: Rollen und Prozesse (wie Genehmigung, Revision, Historisierung) sind eindeutig definiert und nachvollziehbar.
  3. Revisionssichere Versionierung: Alle Änderungen werden dokumentiert, sodass frühere Versionen und der Änderungsverlauf jederzeit nachvollziehbar sind.
  4. Compliance und Transparenz: Ein zuverlässiges DMS vereinfacht den Nachweis der Compliance bei Audits und fördert transparente Workflows sowie effektives Risikomanagement.

Ihre Vorteile durch ein professionelles Dokumentenmanagement

  • Zentrale Datenbank: Sparen Sie Zeit und Aufwand durch die zentrale Verwaltung aller relevanten Unterlagen.
  • Schneller Zugriff: Finden Sie benötigte Informationen in Sekundenschnelle – von überall aus.
  • Effiziente Zusammenarbeit: Arbeiten Sie abteilungsübergreifend und interdisziplinär in Echtzeit an Dokumenten.
  • Prozessoptimierung: Steigern Sie die Produktivität und senken Sie Kosten durch automatisierte Workflows.
  • Rechts- und Normenkonformität: Erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben (z. B. DSGVO) und Compliance-Anforderungen (z. B. ISO 27001) effizient.
  • Sicherheit und Datenschutz: Schützen Sie sensible Daten durch präzise Zugriffsrechte und sichere Archivierung.

Das sagen unsere Kunden

  • Wir sind mit der Leistungsfähigkeit von QSEC zusammenfassend betrachtet sehr zufrieden und werden die Software zukünftig weiter ausprägen und intensiv nutzen. Der Hersteller der Software, Nexis GRC, ist dabei für uns ein verlässlicher Partner, der uns mit jahrzehntelanger Erfahrung aus der Umsetzung weltweiter GRC und ISMS-Projekte stets bestmöglich unterstützt.
  • Am Ende überzeugte QSEC in der Kosten-Nutzen-Analyse sowie im Punkto Scalability als Single-Source-Tool. QSEC unterstützt bei der Verbreitung eines einheitlichen Prozessverständnisses. Das System fungiert als zentrale Plattform, in welcher alle Geschäftsprozesse erfasst sind.

  • Mit Nexis GRC haben wir einen Partner gewonnen, der unsere „Sprache“ spricht und offen auf unsere Anforderungen und Ideen reagiert. Die Partnerschaft mit Nexis GRC hat mich durch die gesamte Laufzeit der Zusammenarbeit überzeugt.
  • Die Auditierung unserer Infrastruktur wurde mit der Unterstützung von QSEC wesentlich einfacher und effizienter. Aufgrund der positiven Bewertung der Auditoren in Bezug auf die Leistungsfähigkeit des Systems werden wir QSEC in weiteren Schritten entsprechend unserer Anfordernisse ausbauen.
  • Die in QSEC im Standard bereits integrierten Methoden und Prozesse haben uns wesentlich beim professionellen Aufbau und Betrieb unseres Informationssicherheits­managementsystems unterstützt. Die Reifegradbetrachtung und -entwicklung ermöglichen es unser Techem-ISMS mit QSEC ressourcensparend kontinuierlich zu betreiben, zu monitoren und weiterzuentwickeln.

DMS-Integration in QSEC: Ihr Weg zu einem ganzheitlichen ISMS

  • Unsere GRC / ISMS-Software QSEC verfügt über ein integriertes Dokumentenmanagement für alle ISMS-relevanten Dateien. Sie können direkt im Informationssicherheitsmanagementprozess auf Dokumente zugreifen oder diese gezielt ablegen. Das System dokumentiert alle Verantwortlichkeiten, Versionen und Änderungen lückenlos, wodurch Ihre Prozesse stets transparent und auditkonform bleiben.

    Nutzen Sie bereits ein Dokumentenmanagementsystem? QSEC lässt sich flexibel anbinden und ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft.

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Setzen Sie auf ein ganzheitliches Informationssicherheitsmanagement, das Ihren Anforderungen gewachsen ist – QSEC steht Ihnen als verlässlicher Partner zur Seite.

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Sprechen Sie direkt mit unseren Expertinnen und Experten, um Ihren individuellen Fahrplan für nachhaltige Informationssicherheit zu entwickeln.

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